Unser Weg zum papierlosen Büro
Sie kennen das vielleicht: der Papierkorb ist schon wieder voll, der Drucker streikt, Sie suchen stundenlang nach Dokumenten in der Ablage. Spätestens jetzt ist es an der Zeit, über das papierlose Büro nachzudenken.
Müll trennen, Plastik vermeiden, Papier sparen oder Ökostrom: Zu Hause in den eigenen vier Wänden achten immer mehr Menschen auf Umweltschutz und Nachhaltigkeit. Doch der Mensch verbringt auch 8 Jahre seines Lebens im Büro. Man teilt den Schreibtisch, geht zusammen in die Pause und tauscht sich aus. Auch im Unternehmen können kleine Veränderungen großes für die Nachhaltigkeit bewirken.
CareSocial ein nachhaltiges Unternehmen? Nein, soweit sind wir noch nicht. Wir haben uns auf den Weg gemacht – vollständig angekommen sind wir jedoch noch nicht. Momentan beschäftigen wir uns mit dem Thema „papierloses Büro“, um Papier zu sparen und somit nachhaltiger zu handeln. Zudem möchten wir flexibler sein und die Daten zu jeder Zeit von jedem Ort aus abrufen zu können.
Unser Ziel bis 2023: Den Papierverbrauch reduzieren und noch mehr digital arbeiten. Um dieses Ziel zu erreichen, möchten wir nach einer ersten Bestandsaufnahme folgende Maßnahmen umsetzen:
- nachhaltiges Büromaterial kaufen – Recyclingpapier statt Frischfasern, ökologische Versandverpackungen und nachfüllbare Stifte
- nur drucken, was wirklich auf deinem Schreibtisch liegen muss
- Handouts für Präsentationen als PDF verteilen
- Notizen auf dem Tablet erstellen
- E-Mails statt Briefe versenden
- digitales Dokumentenmanagement nutzen
- keine Papierrechnungen mehr im Briefkasten, sondern nur im E-Mail-Posteingang
Wir freuen uns auch, wenn unsere Kooperationspartner und Dienstleister Konzepte entwickeln, die es uns ermöglichen, den Papierverbrauch zu reduzieren. Meistens steckt der gleiche Gedanke dahinter: Nachhaltigkeit.
Mit den fortschreitenden Möglichkeiten der Digitalisierung wird neben dem Papier auch Zeit gespart, z.B. bei folgenden Optimierungen, die wir bereits umsetzen konnten:
- Das Netarchiv von unserem Steuerbüro 100%Pflege.Steuerberatungsgesellschaft mbH ermöglicht uns die digitale Übergabe von Dokumenten und Belegen.
- Des Weiteren können wir über das Tool “eMitarbeiter” unsere Kollegen mit Gehaltsabrechnungen und weitere Lohnunterlagen versorgen, ohne diese auszudrucken.
Bei einem papierlosen Büro sind wir noch nicht angekommen, aber bei einem papierarmen Büro. Die ersten kleinen Schritte sind wir bereits gegangen – künftig möchten wir uns noch mehr engagieren und werden Ihnen von unseren Erfahrungen berichten.
Quellen
Bürofakten. Lustige Büro-Statistiken zum Nachdenken und Schmunzeln:
https://gtc.de/unternehmen/wissensdatenbank/tipps-fuer-den-buero-alltag/buerofakten.html
[Infografik] 17 lustige & unglaubliche Fakten aus dem Büroleben:
https://www.ergotopia.de/infografiken/infografik-unglaubliche-fakten